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Programa Asistencia a Eventos (PAE)

Programa orientado a brindar apoyo económico para la asitencia  a congresos, foros, eventos o proyectos, a nivel nacional e internacional, que se traduzcan en una oportunidad de desarrollo profesional y personal del estudiante, y en una distinción especial para la USB.

Procedimiento PAE

El procedimiento a seguir depende del origen de la solicitud:

Tipo 1. Agrupaciones  estudiantiles vinculadas a actividades extracurriculares (adscritas a unidades institucionales como DIDE, Dirección de Cultura, Dirección de Deporte, entre otras)

Tipo 2. Grupos o asociaciones estudiantiles vinculadas a actividades académicas (adscritas a instancias académicas: coordinaciones de alguno de los Decanatos de la Institución)

Tipo 3. Estudiante(s) que asiste(n) a evento académico

Responsable

Actividad

Documento generado

SOLICITUD TIPO 1:

Agrupación estudiantil

 

Se dirige a la instancia institucional que lo coordina, expone los motivos de su solicitud, anexando toda la documentación de soporte. En el caso de viajes, se entregan tres (3) presupuestos del pasaje

 

Dirección (instancia) Institucional

(DIDE, Dir. Cultura, Dir. Deporte)

Evalúa la solicitud y gestiona los fondos disponibles ante primeras instancias, previstas para tal fin

 

 

El Director firma la solicitud, redacta comunicación y envía a FONDESIBO

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la instancia institucional que corresponda

SOLICITUD TIPO 2:

Grupo o asociación estudiantil

 

Dirige comunicación escrita a FONDESIBO, con la exposición de motivos de la solicitud, anexando documentación de soporte. Esta comunicación debe venir acompañada del aval de la instancia académica que corresponda (coordinación y/o decanato). En el caso de viajes, se entregan tres (3) presupuestos del pasaje

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la instancia institucional que corresponda

SOLICITUD TIPO 3:

Estudiante (s) que asiste(n) a evento académico

Consulta a su tutor académico y, con su apoyo por escrito, se dirige a su Coordinación y plantea el caso

Carta de apoyo del Tutor Académico

Coordinación Académica

El Coordinador recibe y evalúa la solicitud, la presenta, acompañada de una comunicación explicativa, ante el Decanato al cual está adscrita

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la Coordinación

Decanato que corresponda

Recibe y procesa la solicitud verificando la disponibilidad de fondos en la cuenta de gastos correspondiente

 

Si los fondos disponibles son suficientes, el proceso finaliza. En caso contrario, elabora una comunicación a FONDESIBO dejando constancia del monto otorgado

Constancia del otorgamiento de fondos y el monto

PARA CUALQUIERA DE LOS TRES TIPOS DE SOLICITUDES (1, 2 ó 3)

FONDESIBO

Evalúa la solicitud en reunión de Directorio –virtual o presencial-, califica los factores de la Matriz Multiatributos y decide la proporción del monto a aprobar

 

Elabora el cheque, con el monto aprobado, a nombre del beneficiario expresado en la solicitud

Cheque emitido por FONDESIBO

Agrupación Estudiantil o Estudiante solicitante

Se presenta a FONDESIBO a retirar el cheque por el monto aprobado. El beneficiario se compromete a hacer la rendición posterior de cuentas de los fondos recibidos, presentando original(es) y copia(s) de la(s) facturas y un resumen escrito del uso dado a los fondos

Carta explicativa del uso dado a los fondos, anexando los recaudos correspondientes