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Programa Compra de Libros y Equipos (PCLE)

Programa que consiste en el apoyo económico a los centros de estudiantes, agrupaciones estudiantiles y grupos estables, y estudiantes a título particular, en la adquisición de libros, equipos y/o materiales.

Procedimiento PCLE

El procedimiento a seguir depende del origen de la solicitud:

Tipo 1. Centros de Estudiantes de las diferentes carreras

Tipo 2.  Agrupaciones  estudiantiles vinculadas a actividades extracurriculares (adscritas a unidades institucionales como DIDE, Dirección de Cultura, Dirección de Deporte, entre otras)

Tipo 3. Grupos o asociaciones estudiantiles vinculadas a actividades académicas (adscritas a instancias académicas: coordinaciones de alguno de los Decanatos de la Institución)

Tipo 4. Estudiante a título individual que requiere apoyo para la realización de su trabajo de grado o pasantía   

Responsable

Actividad

Documento generado

SOLICITUD TIPO 1:

Centro de Estudiantes

Dirige comunicación escrita a FONDESIBO, con la exposición de motivos de la solicitud, anexando documentación de soporte y tres (3) presupuestos del equipo(s), libro(s) o material(es) que requiera. Esta comunicación debe venir acompañada del aval de la instancia académica que corresponda (coordinación y/o decanato)

 

SOLICITUD TIPO 2:

Agrupación estudiantil

 

Se dirige a la instancia institucional que lo coordina, expone los motivos de su solicitud, anexando toda la documentación de soporte y tres (3) presupuestos del equipo(s), libro(s) o material(es) que requiera

 

Dirección (instancia) Institucional

(DIDE, Dir. Cultura, Dir. Deporte)

Evalúa la solicitud y gestiona los fondos disponibles ante primeras instancias, previstas para tal fin

 

 

El Director firma la solicitud, redacta comunicación y envía a FONDESIBO.

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la instancia institucional que corresponda

SOLICITUD TIPO 3:

Grupo o asociación estudiantil

 

Dirige comunicación escrita a FONDESIBO, con la exposición de motivos de la solicitud, anexando documentación de soporte y tres (3) presupuestos del equipo(s), libro(s) o material(es) que requiera. Esta comunicación debe venir acompañada del aval de la instancia académica que corresponda (coordinación y/o decanato)

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la instancia institucional que corresponda

SOLICITUD TIPO 4:

Estudiante a título individual

Consulta a su tutor académico y, con su apoyo por escrito, se dirige a su Coordinación y plantea el caso.

Carta de apoyo del Tutor Académico

Coordinación Académica

El Coordinador recibe y evalúa la solicitud, la presenta, acompañada de una comunicación explicativa, ante el Decanato al cual está adscrita. Dicha solicitud debe venir acompañada de tres (3) presupuestos del equipo(s), libro(s) o material(es) requerido

Comunicación explicativa del caso, con visto bueno de la Coordinación

Decanato que corresponda

Recibe y procesa la solicitud verificando la disponibilidad de fondos en la cuenta de gastos correspondiente

 

Si los fondos disponibles son suficientes, el proceso finaliza. En caso contrario, elabora una comunicación a FONDESIBO dejando constancia del monto otorgado

Constancia del otorgamiento de fondos y el monto.

PARA CUALQUIERA DE LOS CUATRO TIPOS DE SOLICITUDES (1, 2, 3 ó 4)

FONDESIBO

Evalúa la solicitud en reunión de Directorio –virtual o presencial-, fija los criterios y decide la proporción del monto a aprobar

 

Elabora el cheque, con el monto aprobado, a nombre del beneficiario expresado en la solicitud

Cheque emitido por FONDESIBO

Centro de Estudiantes, Agrupación Estudiantil o Estudiante solicitante

Se presenta a FONDESIBO a retirar el cheque por el monto aprobado. El beneficiario se compromete a hacer la rendición posterior de cuentas de los fondos recibidos, presentando original(es) y copia(s) de la(s) facturas y un resumen escrito del uso dado a los fondos

Carta explicativa del uso dado a los fondos, anexando los recaudos correspondientes

 NOTA:

En el caso de solicitudes de ayuda para compra de equipos de computación.

1)    Los requerimientos deberán  ajustarse a los estándares establecidos por la Dirección  de Servicios Telemáticos (DST) de la USB.

2)    De ser aprobada la solicitud, deberá quedar claramente establecido cuál será la instancia u organización dentro de la USB a quien FONDESIBO hará la donación formal del equipo.

3)    El equipo donado por FONDESIBO deberá registrase como Bien Nacional de la USB, a efectos de poder recibir el servicio de mantenimiento regular ofrecido por la DST a los equipos que son parte del patrimonio de la Institución.

En el caso de solicitudes de ayuda para adquisición de libros, manuales o colecciones de tipo digital:

1)    De ser aprobada la solicitud, la adquisición de este material deberá seguir los procedimientos establecidos por la Biblioteca (u otra unidad que corresponda) para tales fines.

2)    La donación del material correspondiente lo realizará FONDESIBO a la Biblioteca (o unidad que corresponda), quien lo cederá en calidad de préstamo a la instancia u organización de la USB que será responsable de dichos bienes.